Kép forrása: pixabay.com
A remote meeting távoli, virtuális megbeszélést jelent. Egyszerűen megfogalmazva egy olyan megbeszélés, ahol különböző helyszíneken lévő emberek video- és hangfelvétel segítségével online kapcsolatot létesítenek egymással. Sokszor használják olyan vállalatok, melyek hibrid munkavégzésben dolgoznak, vagy a világ eltérő helyein.
A remote meeting előtt
Fontos mérlegelni, hogy kik is csatlakozzanak az adott megbeszéléshez, hogy szükséges-e, hasznos-e minden résztvevő számára. És természetesen, hogy olyan időpontban legyen, ami minden csapattag számára megfelelő, vegyük tehát figyelembe a különböző időzónákat. A remote meetingek száma a home office-lehetőséggel együtt növekszik, sőt, általában több értekezleten vesznek részt azok, akik távmunkában dolgoznak. A távoli megbeszéléseken nemcsak a munkavállalók vehetnek részt, hanem az ügyfelek, üzleti partnerek is, akik épp különböző városokban, országokban, vagy kontinenseken tartózkodnak.
Hogy hogy zajlik egy ilyen megbeszélés? Először is válasszunk egy távoli értekezlet-szoftvert, ezek között vannak ingyenesen és fizetősök is, hívjuk meg az embereket, írjuk meg és küldjük el, hogy mi lesz a megbeszélés napirendje. Legyen egy értekezlet-vezető, aki moderálja az eseményt, végül pedig a megbeszélés után készítsünk egy összefoglalót és ha szükséges, küldjünk ki egy felvételt a megbeszélésről.
Milyen hosszú egy értekezlet?
Az elsősorban a típusától függ. Amikor napi vagy heti rendszeres értekezletet tartunk a virtuális térben, annak átlagos hossza 15-30 perc. Ez egy gyors megbeszélés csupán, ilyenkor átlagosan 2-5 perc áll a résztvevők rendelkezésére, hogy a mindennapi munka szempontjából fontos dolgokat meg lehessen beszélni. A vezetők ilyenkor tájékozódhatnak, hogy ki min dolgozik éppen, hogy állnak az aktuális projektek és hogy milyen problémák vannak, melyek megoldása a csapatra vár.
A legtöbb helyen vannak havi, vagy negyedéves értekezletek, melyek már általában hosszabbak, ilyenkor 60 perccel érdemes számolni. Ilyenkor globálisabb témákról essen szó, irányokról, projektcélkitűzésekről. Fontos, hogy ne vesszünk el a részletekben, arra ott vannak a heti megbeszélések, vagy akár a két munkatárs közötti egyeztetés. Vannak olyan helyzetek, amikor szükséges egy-egy virtuális ötletbörze beiktatása, ezek célja, hogy az adott projekttel kapcsolatban legyen egy kis ötletelés. Ami sokkal könnyebb együtt, közösen, mintha egyenként kérnénk ezt a munkavállalóktól. Arra minden esetben figyeljünk, hogy időben tájékoztassuk az embereket a remote meeting idejéről és küldjük ki a megfelelő linket, valamint számoljunk az időzónákkal is.
